Ein Fall aus unserem Büroalltag
Und wieder wird ein bereits beauftragtes Generalplanungsprojekt gestoppt. Nicht, weil die Planung schlecht wäre, sondern weil entscheidende Grundlagen vorher nicht ausreichend geklärt wurden.
Der Ablauf ist schnell erzählt: Ein öffentlicher Auftraggeber lässt eine Machbarkeitsstudie erstellen und übernimmt die Leistungsphase 1, die Grundlagenermittlung, selbst. Auf dieser Basis wird die Generalplanung ab Leistungsphase 2 ausgeschrieben und beauftragt. Bereits während der Vorplanung wird dann deutlich, dass der tatsächliche Projektumfang erheblich größer ist als ursprünglich angenommen.
- Machbarkeitsstudie wird erstellt
- Grundlagenermittlung erfolgt durch den Auftraggeber selbst
- Generalplanung wird ab Leistungsphase 2 beauftragt
- In der Vorplanung zeigt sich ein deutlich größerer Projektumfang
Die Konsequenz: Der Planungsauftrag wird beendet. Wertvolle Zeit geht verloren, bereits investierte Mittel sind gebunden, und das Projekt steht wieder am Anfang. Für alle Beteiligten ist das frustrierend, für den Auftraggeber zudem teuer.
Kein Einzelfall: Wo die Schwierigkeiten tatsächlich entstehen
Ist das ein Einzelfall? Aus unserer Erfahrung leider nicht. Wir sind überzeugt, dass viele Schwierigkeiten öffentlicher Bauvorhaben bereits in der Projektvorbereitung entstehen, also lange bevor der erste Planer am Tisch sitzt.
In der Praxis begegnen uns dabei immer wieder ähnliche Muster. Machbarkeitsstudien konzentrieren sich auf einzelne Fragestellungen, etwa Flächen oder Baukörper, und lassen andere Disziplinen außen vor. Technische Gebäudeausrüstung, Tragwerk, Brandschutz oder die Anforderungen des laufenden Betriebs werden nur oberflächlich betrachtet. Auf dem Papier wirkt das Vorhaben dadurch kleiner, günstiger und schneller umsetzbar, als es tatsächlich ist.
- Wesentliche Fachdisziplinen werden in der Machbarkeitsstudie nicht ausreichend berücksichtigt
- Kosten und Termine beruhen auf Annahmen statt auf belastbaren Grundlagen
- Die Grundlagenermittlung wird verkürzt oder ohne fachliche Tiefe durchgeführt
- Die spätere Realisierung und das Vergabeverfahren werden nicht mitgedacht
Warum eine Machbarkeitsstudie fachübergreifend sein muss
Eine Machbarkeitsstudie soll die Frage beantworten, ob und unter welchen Bedingungen ein Vorhaben umsetzbar ist. Das gelingt nur, wenn alle Disziplinen einbezogen werden, die später über Kosten, Termine und Leistungsumfang entscheiden. Eine Studie, die nur einen Ausschnitt betrachtet, liefert zwar ein Ergebnis, aber keines, auf das man ein Projekt bauen kann.
Deshalb sollte eine Machbarkeitsstudie nicht isoliert, sondern fachübergreifend und mit Blick auf die spätere Realisierung erstellt werden. Das bedeutet: Architektur, Fachplanungen, technische Anforderungen und Schnittstellen werden von Anfang an gemeinsam betrachtet. Ebenso wichtig ist die Frage, wie das Vorhaben später organisiert, gesteuert und vergeben werden soll. Wer diese Fragen früh stellt, erkennt Risiken, solange sie noch günstig zu beheben sind.
Was ein falsch eingeschätzter Projektumfang für die Vergabe bedeutet
Bei öffentlichen Auftraggebern kommt ein weiterer Aspekt hinzu, der oft unterschätzt wird. Der Projektumfang bestimmt den geschätzten Auftragswert, und der Auftragswert entscheidet darüber, welches Vergabeverfahren durchzuführen ist und welche Leistungen ausgeschrieben werden.
Ist der Umfang zu klein angesetzt, passen Leistungsbeschreibung und tatsächlicher Bedarf nicht zusammen. Im ungünstigsten Fall wurde ein Verfahren gewählt, das für den tatsächlichen Auftragswert gar nicht zulässig gewesen wäre. Nachträgliche Erweiterungen eines bereits vergebenen Auftrags sind vergaberechtlich nur in engen Grenzen möglich. Genau deshalb führt ein falsch eingeschätzter Projektumfang so häufig dazu, dass Planungsaufträge beendet und neu vergeben werden müssen.
Eine sorgfältige Projektvorbereitung schafft hier die Grundlage für eine passende Vergabestrategie: mit realistisch geschätzten Auftragswerten, klar definierten Leistungen und einem Verfahren, das zum Vorhaben passt.
Unser neuer Leistungsbereich: Strategische Projektberatung & Verfahrensmanagement
Darüber kann man sich ärgern. Oder man kann etwas dagegen tun. Wir haben uns für Letzteres entschieden.
Mit unserem neuen Leistungsbereich Strategische Projektberatung & Verfahrensmanagement unterstützen wir öffentliche und institutionelle Auftraggeber bereits vor der eigentlichen Planungsbeauftragung. Dabei verbinden wir unsere langjährige Erfahrung aus drei Bereichen, die in der Projektvorbereitung sonst häufig getrennt voneinander betrachtet werden:
- Generalplanung: Fachdisziplinen, technische Anforderungen und planerische Schnittstellen
- Projektsteuerung: Kosten, Termine, Organisation und Projektrisiken
- Verfahrensbetreuung: Vergabestrategien, Leistungsdefinitionen und verfahrensspezifische Anforderungen, beispielsweise nach VgV und UVgO
Unser Ziel ist es, Bauvorhaben bereits in der frühen Projektphase ganzheitlich zu betrachten, realistisch zu definieren und belastbare Entscheidungsgrundlagen zu schaffen. So wissen Auftraggeber vor der Beauftragung, welchen Umfang ihr Projekt tatsächlich hat, welche Kosten und Termine realistisch sind und welche Planungsleistungen in welchem Verfahren vergeben werden sollten.
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Strategische Projektberatung & Verfahrensmanagement
Was eine gute Projektvorbereitung leistet
Eine gründliche Vorbereitung verlängert ein Projekt nicht, sie macht es berechenbar. Die Zeit, die am Anfang investiert wird, fehlt später nicht, sondern wird an anderer Stelle mehrfach eingespart. Denn die Kosten einer sorgfältigen Projektvorbereitung sind meist deutlich geringer als die Folgen einer unzureichenden Vorbereitung.
- Projektumfang realistisch und fachübergreifend erfassen
- Kosten und Termine auf belastbarer Grundlage ermitteln
- Erforderliche Planungsleistungen klar definieren
- Vergabestrategie passend zum Vorhaben entwickeln
- Risiken benennen, bevor sie zu Problemen werden
“Gute Projekte beginnen nicht mit der Planung. Sondern mit den richtigen Entscheidungen davor.”
Fazit: Die richtigen Entscheidungen vor der Planung treffen
Wenn ein bereits beauftragtes Planungsprojekt gestoppt werden muss, liegt die Ursache selten in der Planung selbst. Meist wurden in der Projektvorbereitung Grundlagen nicht ausreichend geklärt, Fachdisziplinen nicht einbezogen oder der Projektumfang zu optimistisch eingeschätzt. Für öffentliche Auftraggeber bedeutet das verlorene Zeit, gebundene Mittel und im schlimmsten Fall einen kompletten Neustart.
Die Lösung liegt in einer Projektvorbereitung, die Planung, Steuerung und Vergabe von Anfang an zusammendenkt. Genau dafür haben wir unseren neuen Leistungsbereich Strategische Projektberatung & Verfahrensmanagement entwickelt.
Sie stehen vor einem komplexen Bauvorhaben und möchten frühzeitig Klarheit über Projektumfang, Kosten, Termine und erforderliche Planungsleistungen gewinnen? Wir freuen uns auf ein unverbindliches Gespräch.
Stand: 2. November 2026·Annika Hermes
